Elektroniczne zarządzanie dokumentacją jest często bardzo wygodną opcją dla pracowników. Pozwala na usunięcie niepotrzebnej papierologii, na lepsze wyszukiwanie dokumentów oraz łatwiejsze i bardziej intuicyjne ich segregowanie.
Jednak często firmy są początkowo dość niechętne wprowadzeniu elektronicznego obiegu dokumentów. Szefowie często boją się kosztów — wprowadzenia systemu, systematycznego utrzymania oraz przeszkolenia pracowników. Oczywiście te elementy generują koszta, ale w dłuższym rozrachunku firma tak naprawdę dość sporo zaoszczędzi pieniędzy, jak i czasu pracowników.
Poniżej przedstawiamy garść aspektów, na których można zyskać finansowo poprzez wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów w firmie.
Pensje pracowników
Warto się zastanowić, ile czasu jednemu pracownikowi zajmuje np. wprowadzenie do systemu faktury. Nawet przy założeniu, że trwa to kilka minut, to po pomnożeniu tego przez wszystkie faktury przewijające się przez firmę, może się okazać, że tygodniowo pracownik przeznacza na to parę godzin.
Szacuje się, że nawet 15% czasu pracy każdy pracownik biurowy poświęca na szukanie dokumentów.
Ile roboczogodzin można by zaoszczędzić poprzez wprowadzenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów? Wszystkie takie szacunki łatwo sumują się do nawet jednej dodatkowej pensji specjalisty, co daje 160 godzin miesięcznie zaoszczędzonych. W większych firmach może to być nawet i większy koszt, który może przewyższać kupno systemu.
Przestrzeń biurowa
Archiwa dokumentów zajmują naprawdę sporo miejsca. A niektóre dokumenty trzeba przechowywać przez wiele lat (na przykład akta osobowe niektórych pracowników muszą być przetrzymywane przez 50 lat!). Sprawia to, że skumulowany koszt powierzchni potrzebnej na przechowywanie dokumentów może być naprawdę astronomiczny.
Brak chaosu
Wprowadzenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów zapewnia ich łatwe wyszukiwanie oraz segregowanie. Według badań średnio 7% dokumentów w firmie ginie. Pracownicy muszą poświęcić czas na ich znalezienie, a jeśli ich nie znajdą, to kontaktowanie się z kontrahentami w celu wydania kopii.
Warto również wspomnieć o ewentualnych kontrolach skarbowych — w przypadku braku dokumentu może zostać nałożona kara. Mandaty skarbowe mogą doprowadzić firmę nawet do bankructwa. Takie problemy mogą być łatwo uniknione poprzez wprowadzenie odpowiedniego systemu.