Praca zdalna stała się ostatnio codziennością dla wielu pracowników. O ile jeszcze pół roku temu niewielu pracodawców pozwalało na pracę zdalną, to obecna sytuacja pandemiczna wymusiła zmianę tej postawy. Trend ten wydaje się nie do zatrzymania — szacuje się, że już ponad 60% pracowników w Polsce ma możliwość pracy zdalnej w swoim zakładzie pracy.
Tryb pracy zdalnej zmienił również sposób zarządzania zadaniami w firmie. Menedżerowie stają przed nowymi wyzwaniami, takimi jak podtrzymywanie produktywności pracowników, czy skupienie na pracy. Warto zapoznać się ze sposobami na zarządzanie pracownikami pracującymi całkowicie w trybie zdalnym.
Wybór odpowiednich narzędzi do zarządzania procesami w firmie
Kluczem do odpowiedniego zarządzania procesami w firmie podczas pracy zdalnej jest wybór odpowiednich narzędzi, które posiadają dostosowane funkcje. Na przykład podstawowy komunikator powinien mieć możliwość wydzielenia kanałów dla zespołów lub projektów, przy jednoczesnym utrzymywaniu ogólnego kanału dla wszystkich. Przydatną opcją jest również możliwość dodania zadania bezpośrednio z komunikatora do kalendarza.
Należy też zadbać o odpowiednie wydzielenie zadań dla każdego pracownika oraz kontrolowanie postępów pracy. Świetnie się do tego sprawdzą współdzielone arkusze, ale warto wypróbować popularne programy pozwalające utworzyć tablice zadań.
Zarządzanie zadaniami w firmie a bezpieczeństwo danych.
W wyborze narzędzi należy się kierować ich funkcjonalnością, jak i bezpieczeństwem danych. Warto dokładnie sprawdzić zabezpieczenia narzędzi przed ich użyciem.
Niesławnym przykładem użycia niebezpiecznego narzędzia przez wiele firm w ostatnim czasie jest słynna aplikacja do wideokonferencji Zoom, która zyskała sławę na samym początku pandemii. Wiele firm czy uniwersytetów zaczęło jej używać na co dzień. Szybko okazało się, że Zoom ma poważne problemy z zachowaniem bezpieczeństwa i prywatności. Stosunkowo łatwo było przechwycić dostęp do spotkania, a organizator wideokonferencji mógł przeczytać wszystkie wiadomości prywatne wysyłane pomiędzy użytkownikami.
Dlatego dla przedsiębiorstw dysponujących wrażliwymi danymi zaleca się wykupienie specjalistycznych programów do zarządzania zadaniami i dokumentami. Takie aplikacje są zazwyczaj dopasowane do potrzeb przedsiębiorstwa oraz do używanych w nich systemów. Kluczowe jest to, że są one zazwyczaj odpowiednio zabezpieczane i szyfrowane, dzięki czemu trudniej jest dostać się do danych osobom nieuprawnionym.