Czy opłaca wdrożyć się elektroniczne akta osobowe w firmie?

elektroniczne akta osobowe, system elektronicznego obiegu dokumentów

Już od prawie 2 lat istnieje możliwość prawna przechowywania dokumentów kadrowych w formie elektronicznej. Jest to naprawdę wygodne rozwiązanie dla wielu pracodawców — zwłaszcza tych, którzy zatrudniają wielu pracowników. Oto najważniejsze zalety systemu elektronicznego obiegu dokumentów kadrowych.

Niskie koszty archiwizacji

Elektroniczne akta osobowe zapewniają sporą oszczędność, jeśli chodzi o koszty przechowywania dokumentów. Papierowe dokumenty zajmują bardzo dużo miejsca. Warto również wspomnieć, że dokumenty kadrowe muszą być przechowywane przez parędziesiąt lat po ustaniu umowy z pracownikiem. Pracodawca ma zapobiegać ich zniszczeniu oraz przechowywać je w miejscu dostępnym jedynie dla upoważnionych pracowników.

Przy 10 pracownikach koszty przechowywania dokumentacji pracowniczej i akt osobowych są niewielkie. Jednak przy 50 pracownikach taki koszt może wynieść nawet parę tysięcy rocznie. Elektroniczne akta osobowe kosztują tyle, co zakup odpowiedniego programu oraz supportu technicznego, a daje pewność, że dokumenty się nie zgubią, nie zniszczą i będą bezpieczne.

Szybki dostęp do informacji

Pytania typu: Ile zostało mi urlopu?, Kiedy kończy się umowa? lub sprawdzanie terminowości badań lekarskich, czy badań BHP to codzienność każdego pracownika działu kadr. Wyszukiwanie tego typu informacji to godziny, które można przeznaczyć na ważniejsze zadania wymagające bardziej kreatywnego działania.

System elektronicznych akt osobowych pozwala na łatwe wyszukanie potrzebnych informacji w zaledwie parę sekund. Istnieje również możliwość nadawania pracownikom dostępu do ich akt — dzięki temu będą oni mogli na bieżąco kontrolować, co się dzieje z ich danymi.

Porządek w dokumentacji

Kilkanaście dokumentów i ustaw reguluje przechowywanie akt osobowych pracowników oraz dokumentacji pracowniczej. Każdy papierowy dokument musi być oznaczony numerem, fizycznie wpięty do akt, przechowywany w formie chronologicznej i etc.

Elektroniczne teczki osobowe pozwalają na zachowanie porządku wymaganego przepisami. Bez problemu można dodawać kolejne dokumenty, zachować chronologię wydarzeń, czy sprawdzić obecność wszystkich wymaganych dokumentów. Nic już nie zginie, ponieważ każdy system elektronicznego obiegu dokumentów robi regularną kopię wszystkich danych.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.